Van individuele expertise naar collectieve wijsheid: samenwerken op basis van gedeelde kennis

From siloed expertise to connected ecosystems: Sharing knowledge across organisational boundaries. Image source: IllustrationKit

You can read the English version of this post here.

Deelnemers van een samenwerking beschikken vrijwel altijd al over een enorme hoeveelheid kennis. Ze nemen ervaring uit eerdere trajecten, beproefde werkwijzen, methodes die ooit goed hebben gewerkt, en inzichten uit de praktijk mee. Die kennis is al in het samenwerkingsverband aanwezig. Toch blijkt het lang niet altijd bereikbaar op het moment dat dit het meest nodig is.

Veel waardevolle expertise blijft verspreid over mensen, documenten of in eerdere initiatieven. Ze zit in hoofden, in losse notities of in projecten die zijn afgerond zonder dat de geleerde lessen zijn vastgelegd om makkelijk te delen. Het gevolg is dat samenwerkingen vaak opnieuw moeten uitvinden wat eigenlijk al bekend is. Niet omdat er te weinig kennis is, maar omdat er geen gedeelde plek is waar die kennis samenkomt, groeit en opnieuw gebruikt kan worden.

Daar ligt een belangrijke uitdaging én kans: hoe zorgen we ervoor dat opgedane kennis expliciet gemaakt wordt en dat dit gedeeld wordt in een collectieve kennisbasis? Op deze manier kunnen samenwerkingen sneller leren, zich ontwikkelen en betere resultaten behalen.

Herbruikbaarheid als fundament voor samenwerking

In een eerdere blog gingen we dieper in op het concept van herbruikbaarheid en de rol van templates daarin. We beschreven hoe de Template Library fungeert als een plek waar samenwerkingen niet vanaf nul hoeven te beginnen, maar kunnen starten met een solide basis. De methodes en tools kunnen direct worden ingezet als instrumenten binnen een samenwerking, bijvoorbeeld om (delen van) het proces te faciliteren.

Het uitgangspunt is simpel:
Effectieve samenwerkingen baseren hun werkwijzen op bewezen methodes en leggen daarnaast succesvolle strategieën vast. Zo worden lessen uit het verleden gebruikt en wordt nieuwe kennis hieraan toegevoegd om in het vervolg tijd te besparen en toekomstige initiatieven te versterken.

💡

Creëer je eigen template van een succesvolle werkwijze en deel deze met je community zodat iedereen dit kan gebruiken bij een volgend project! Bekijk de documentation voor meer informatie over het maken van je eigen template!

De waarde van een groeiende collectieve kennisbank

Wanneer kennis, aanpakken en werkvormen expliciet worden vastgelegd en toegankelijk worden gemaakt, ontstaat er meer dan een verzameling losse best practices. Er ontstaat een collectieve wijsheid waarop anderen kunnen voortbouwen en waarmee leden elkaars werk versterken.

De waarde hiervan ligt in het feit dat deze collectieve kennisbank meegroeit met de gemeenschap die haar gebruikt. Ze wordt continu verrijkt met nieuwe inzichten en actuele methodes en fungeert als een levend ecosysteem van kennis, tools en templates. In plaats van elke samenwerking opnieuw te ontwerpen, kunnen teams voortbouwen op wat al werkt. Dat versnelt niet alleen het proces, maar verhoogt ook de kwaliteit van de uitkomsten. Templates helpen door bewezen workflows te benadrukken en minder productieve aanpakken te vermijden om zo tot kwalitatief goede uitkomsten te komen.

Animated tree growing taller with spreading branches, symbolising the expansion of collective wisdom through shared knowledge and collaboration. — *Together we grow: the living library of our shared knowledge. GIF source:* *Tenor* *attributed to matmat12*

Van kennis in silo’s naar gedeelde werkwijzen

Om dit levende ecosysteem van kennis daadwerkelijk te laten groeien en bruikbaar te houden, verenigen we twee kanten in één vloeiend proces. Enerzijds draait het om het ontsluiten van expertise. Experts en kennisbeheerders brengen beproefde methodes samen in de Template Library en maken deze expliciet en herbruikbaar als templates. Zo doorbreken we silo’s en ontstaat een gedeelde basis waarin lessen uit eerdere trajecten, documenten en praktijkervaringen samenkomen en voor iedereen toegankelijk worden.

Anderzijds verlagen we de drempel voor de eindgebruiker. Facilitators en portfolio managers van multi-stakeholder samenwerkingen hebben toegang tot een laagdrempelig startpunt met templates die ze meteen kunnen inzetten, testen en aanpassen aan hun context, doelen en dynamiek.

Het blijft geen vast recept, maar een flexibel vertrekpunt dat samenwerking versnelt en leren mogelijk maakt. Door deze twee kanten te verenigen ontstaat een collectieve kennisbank waar bijdragen van experts als best practices circuleren en waar gebruikers voortbouwen op elkaars lessen. Zo transformeren we aanwezige kennis uit silo’s naar gedeelde werkwijzen die samenwerking effectief ondersteunen en schaalbaar maken.

Vanuit dit oogpunt zijn de bijdragen van experts erg waardevol. Hun templates maken bewezen methodes concreet en toepasbaar, en helpen samenwerkingen om bijvoorbeeld structuur te creëren of creativiteit te stimuleren.

Expertise in de collectieve kennisbank

Om die collectieve kennisbasis te versterken, werken we samen met verschillende experts die hun ervaring hebben vertaald naar concrete templates. Twee daarvan zijn Agile Scrum Group en Gamestorming.

Gamestorming staat bekend om hun tools die teams helpen om:

Complexe vraagstukken samen te verkennen
Onderliggende perspectieven en oorzaken zichtbaar te maken
Creatief en inclusief te brainstormen over oplossingen

Deze templates zijn erg behulpzaam in samenwerkingen waar veel perspectieven samenkomen en waar het belangrijk is om iedereen actief te betrekken.

Gamestorming Template Pack interface featuring innovative workshop templates like Draw the Problem and Carousel, designed to boost creativity and innovative results in team work — Turn boring meetings into productive workshops with these Gamestorming templates.

Agile Scrum Group richt zich juist sterk op het aanbrengen van structuur in samenwerking, zonder deze te verstarren. Hun templates ondersteunen teams bij:

Iteratief werken
Transparantie en gedeeld eigenaarschap
Continu leren en verbeteren

Dit maakt agile werkwijzen zeer geschikt voor interorganisationele samenwerkingen, waarin onzekerheid en verandering eerder regel dan uitzondering zijn.

Expert templates in gebruik

Een goed voorbeeld van hoe een template helpt in de praktijk is de Sprint Backlog uit de agile werkwijze. Deze template fungeert als een gedeeld ankerpunt voor het team: een visueel overzicht dat laat zien waar aan wordt gewerkt, wat prioriteit heeft en hoe het team het sprintdoel wil behalen. In plaats van losse afspraken of verspreide to-do’s, ontstaat er één gezamenlijk beeld van het werk en de voortgang. Doordat taken zichtbaar bewegen van To Do naar Doing en Done, wordt voortgang tastbaar en worden knelpunten snel duidelijk. Teams zien eerder waar werk vastloopt en kunnen hier direct op bijsturen. Tegelijkertijd nodigt de Sprint Backlog uit tot continu verbeteren: inzichten uit eerdere sprints worden meegenomen en verwerkt in de manier van werken.

Agile Scrum Sprint Backlog template by Agile Scrum Group with TO DO, DOING, DONE columns, Definition of Done, and backlog item tracking for Scrum teams and sprint planning. — *Track sprint progress visually with this Agile Scrum Backlog template*.

Zo biedt de template structuur en overzicht, zonder de flexibiliteit te verliezen die nodig is in een dynamische werkomgeving. Het is echter belangrijk om te benoemen dat templates zoals deze niet bedoeld zijn als vervanging voor gespecialiseerde projectmanagementtools. Die laatste zijn onmisbaar in specifieke situaties, bijvoorbeeld bij grote projecten met diverse taken die nauwkeurig moeten worden bijgehouden. In zulke gevallen bieden geavanceerde tools de nodige functionaliteit om alle aspecten van het project te beheren.

In situaties waarin verschillende activiteiten parallel lopen en een onderdeel van een groter geheel vormen, biedt een geïntegreerde template op één platform een belangrijke toegevoegde waarde. Het voorkomt dat teams zich moeten verdelen over meerdere tools, wat leidt tot inefficiëntie en informatieversnippering. Door alles op één plek te centraliseren, wordt de samenwerking soepeler en de voortgang beter zichtbaar. Het is een kwestie van context. Gespecialiseerde tools zijn ideaal in bepaalde situaties, terwijl in andere situaties templates binnen een geïntegreerd platform meer waarde toevoegen.

Partners breiden de kennisbank uit

Naast de templates van Agile Scrum Group en Gamestorming vind je in de Template Library ook bijdragen van andere experts en partners. Design. Think. Make. Break. Repeat biedt templates en resources die teams helpen om ideeën te prototypen, te testen en te verfijnen, en maakt design thinking daarmee toegankelijk, praktisch en toepasbaar in uiteenlopende contexten. Catalyse is een social change agency die samenwerkt met communities en organisaties in Nieuw-Zeeland en haar expertise inzet om samenwerking rond maatschappelijke en organisatorische verandering te versterken.

💡

Naast het aanbod van expert templates werken we samen met de Interaction Design Foundation (IxDF) zodat gebruikers via Alkemio hulp kunnen vragen aan deze design community. Zo kan de gezamenlijke kennis van IxDF bijdragen aan het visualiseren, vormgeven of ondersteunen van het werk van de communities op Alkemio.

Klaar om zelf aan de slag te gaan?

Samenwerken wordt krachtiger wanneer we bouwen op wat al bewezen werkt.

Ben je al actief op het platform en wil je je samenwerking verder versterken?
Bekijk dan de expert templates in onze Template Library en probeer er één uit in je volgende samenwerking.

Zo begin je niet vanaf nul, maar op een fundament van gedeelde kennis en zet je samen sneller stappen richting betekenisvolle verandering.